Pelaksanaan MICE. Pada artikel sebelumnya, kita telah mengulas mengenai pengertian dan bentuk-bentuk MICE secara lengkap. Dalam artikel berjudul MICE – 4 Huruf yang Punya Segudang Pengertian, Anda akan menemukan penjelasan rinci mengenai arti dan pengertian dari MICE.
Nah, sekarang Anda akan semakin mengetahui dan memahami MICE, karena pada artikel kali ini, Anda akan disuguhi tentang hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan MICE.
1. Penetapan Lokasi dan Ruang MICE
a. Dalam tahap penentuan ini ada 2 kemungkinan yang dapat terjadi, yaitu:
– Pihak klien bisa saja menetapkan dan mengkonfirmasikan lokasi tempat penyelenggaraannya. Apabila hal ini yang terjadi, maka pihak perencana tidak meneruskan proses lebih lanjut.
– Perencana menjadi penentu mutlak dalam menetapkan lokasi serta tempat pertemuan, misalnya menyelenggarakan suatu seminar atau workshop atau konferensi.
b. Pertimbangan tempat penyelenggaraan secara geografis dengan spread of the person attending: terlalu jauh dari tempat peserta, kecuali khususnya seperti no.1b, peserta yang memerlukan sekali seminar dan konferensi tersebut.
c. Pertimbangan dalam menentukan kondisi sekitar lokasi dimana pertemuan akan digelar.
2. Perlengkapan Fasilitas MICE
Belum ada standar baku yang berlaku umum dalam penyediaan perlengkapan fasilitas dan pelayanan kesekretariatan dari suatu pertemuan atau konferensi. Hal ini dikarenakan perlengkapan dan pelayanan tersebut sangat beragam (Kesrul, 2009:90). Namun, dalam menentukan perlengkapan suatu pertemuan hendaknya dipahami secara seksama beberapa hal berikut:
– Jenis pertemuan dan lamanya
– Jumlah peserta
– Jumlah ruangan yang dibutuhkan
– Jenis dan jumlah equipment yang diperlukan
– Bentuk pengaturan tempat duduk
– Akomodasi peserta mice
3. Penanganan Transportasi
Sebuah Professional Convention Organizer (PCO) atau meeting planner bertanggung jawab penuh dalam pengaturan transportasi bagi keseluruhan peserta MICE. Ada 6 hal yang harus diperhatikan dalam pengaturan transportasi (Kesrul, 2004: 104), yaitu sebagai berikut.
– Transprtasi udara
– Airport shuttle service
– Multiple property shuttle
– VIP transportation
– Local tour
– Staff transportation.
4. Pelayanan Makanan dan Minuman
Selama kegiatan meeting berlangsung, PCO harus memastikan bahwa makanan dan minuman bagi peserta acara dapat terpenuhi dengan baik. Dalam hal ini, PCO harus memperhatikan mengenai penenmpatan reguler food and beverage, room service and banquet capabilities. Evaluasi kualitas makanan dan minuman meliputi appearance and attractiveness, cleanliness, dan jenis serta variasi makanan dan minuman pada saat ramai (peak hours) untuk mengetahui ketersediaan stok pelayanan dan keterampilan. Termasuk harga yang sesuai dengan penawaran, di samping itu apakah perlu melakukan pemesanan terlebih dahulu. Apakah restaurant tersebut melayani permintaan khusus atau tambahan menyangkut lay out dan jenis makanan dan minuman (Kesrul, 2004: 113).
5. Akomodasi
Yang terakhir, namun tidak kalah pentingnya adalah Akomodasi. Pihak PCO harus memperhatikan penanganan akomodasi agar tidak tidak mengecewekan peserta. Hal-hal yang harus diperhatikan terkait akomodasi adalah sebagai berikut.
– Akomodasi sesuai harapan peserta
– Penginapan : Jumlah kamar, tipe kamar dan tempat tidur
– Kamar gratis untuk panitia atau komite : jumlah, tipe, dan fasilitas yang harus dibayar
– Kamar khusus untuk organisasi dan tamu resmi : jumlah, tipe, dan harga
Nah, sekarang Anda sudah mengetahui mengenai hal-hal apa saja yang harus diperhatikan saat melaksanakan kegiatan MICE. Apakah terbayang kerepotan dalam mengurus kegiatan MICE?
Sebenarnya, Anda tidak perlu pusing dan repot mengurus kegiatan Anda sendiri. Cukup serahkan kepada ahlinya, maka Anda akan terbebas dari kepusingan, kerepotan dan rasa frustasi.
Hubungi sekarang juga PT. Dyakarra Multi Convex yang telah berpengalaman menyelenggarakan berbagai kegiatan MICE bertaraf nasional dan internasional.
Anda dapat menghubungi dan melakukan konsultasi dengan PT. Dyakarra Multi Convex di Telp. (021) 809-4124 – HP. 0813-1020-4011 / 0816-934-671 (Omar) atau melalui email ke info@dyakarra.com.